PROCEDURA ZGŁASZANIA INFORMACJI O NARUSZENIACH PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W ZPC MILANÓWEK SP. Z O.O.

1. CEL I ZAKRES STOSOWANIA PROCEDURY
   1. Procedura określa zasady zgłaszania Informacji o naruszeniach prawa i podejmowania Działań następczych w ZPC Milanówek Sp. z o.o. oraz stanowi realizację obowiązków Spółki określonych w przepisach Ustawy.
   1. Celem Procedury jest umożliwienie przekazania przez Sygnalistę Spółce Informacji o naruszeniu prawa, poinformowanie Sygnalisty o możliwości dokonania Zgłoszenia zewnętrznego lub Ujawnienia publicznego, a także zapewnienie Sygnaliście poufności jego danych oraz ochrony przed Działaniami odwetowymi ze strony Spółki.
   1. W każdym przypadku w Zgłoszeniu powinny zostać wskazane dane pozwalające na identyfikację Sygnalisty. Zgłoszenia anonimowe pozostawione zostaną przez Spółkę bez rozpoznania.
   1. Osoba, która dokonuje Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

1. DEFINICJE

Zwroty pisane w niniejszej Procedurze wielką literą mają następujące znaczenie:

1. PRZEDMIOT ZGŁOSZENIA
   1. Przedmiotem Zgłoszenia jest Informacja o naruszeniu prawa.
   1. Naruszeniem prawa podlegającym Zgłoszeniu w trybie określonym w Procedurze jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
      1. korupcji;
      1. zamówień publicznych;
      1. usług, produktów i rynków finansowych;
      1. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
      1. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
      1. bezpieczeństwa transportu;
      1. ochrony środowiska;
      1. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
      1. bezpieczeństwa żywności i pasz;
      1. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
      1. zdrowia publicznego;
      1. ochrony konsumentów;
      1. ochrony prywatności i danych osobowych;
      1. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
      1. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
      1. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
      1. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi
         w pkt 3.2.1.-3.2.16.
2. SPOSOBY DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ I ZAKRES ZGŁOSZENIA (WEWNĘTRZNY KANAŁ ZGŁOSZEŃ)
   1. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia wewnętrznego w ramach wewnętrznego kanału dokonywania Zgłoszeń w Spółce (kanał wewnętrzny).
      1. pisemnie:
         1. w formie elektronicznej za pośrednictwem Systemu; lub
         1. w formie papierowej, poprzez wysłanie lub dostarczenie Zgłoszenia na adres Spółki. Zgłoszenie w formie pisemnej może zostać sporządzone na formularzu, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do Procedury. Zgłoszenie powinno zostać umieszczone w zaklejonej kopercie zaadresowanej do konkretnej Delegowanej Osoby. Na kopercie zawierającej Zgłoszenie, Zgłaszający nie umieszcza jakichkolwiek danych osobowych, które mogłyby pozwolić na identyfikację tożsamości Zgłaszającego. Na kopercie w wyraźnym miejscu należy umieścić dopisek o treści „ZGŁOSZENIE NARUSZENIA PRAWA”.
      1. ustnie:
         1. w formie nagrania głosowego za pośrednictwem Systemu;
         1. w formie osobistego spotkania zorganizowanego na wniosek Sygnalisty z Osobą delegowaną. W celu umówienia spotkania, Zgłaszający powinien zgłosić taki zamiar za pomocą jednego ze sposobów opisanych w punktach poprzedzających. Spotkanie powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia zamiaru przez Zgłaszającego w miejscu i w sposób zapewniający ochronę tożsamości Zgłaszającego. Podczas spotkania sporządzany jest protokół ustnego zgłoszenia naruszenia prawa, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do Procedury.
3. POUFNOŚĆ DANYCH OBJĘTYCH ZGŁOSZENIEM
   1. Spółka zapewnia, że wewnętrzny kanał Zgłoszeń prowadzony jest w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości Sygnalisty i Osób, których dotyczy Zgłoszenie.
   1. Do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń, podejmowania Działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób w związku ze Zgłoszeniem, mogą być dopuszczone wyłącznie Delegowane Osoby. Tożsamość Sygnalisty pozostaje do wyłącznej wiadomości Osób delegowanych, z zastrzeżeniem odmiennych postanowień pkt 11 Procedury.
   1. Wszystkie osoby zaangażowane w rozpoznanie Zgłoszenia wewnętrznego zobowiązywane są do wykonywania czynności w sposób niepozwalający na identyfikację Sygnalisty oraz Osób, których dotyczy Zgłoszenie. O prowadzonym postępowaniu powinny wiedzieć tylko te osoby, których wiedza i zaangażowanie są niezbędne do rozpoznania Zgłoszenia wewnętrznego.
   1. Ochrona poufności Sygnalisty i Osób, których dotyczy Zgłoszenie dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
   1. Spółka zapewnia rozwiązania techniczne i organizacyjne zapewniające przechowanie danych osobowych Sygnalisty oddzielnie od dokumentu lub innego nośnika informacji obejmującego Zgłoszenie, w szczególności niezwłocznie po otrzymaniu Zgłoszenia, usunie z dokumentu lub innego nośnika informacji obejmującego Zgłoszenie, dane osobowe Sygnalisty.
   1. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za ochronę poufności tożsamości Sygnalisty w sytuacji, gdy na skutek działań podjętych przez Sygnalistę jego tożsamość lub informacje dotyczące Zgłoszenia zostaną ujawnione samodzielnie przez Sygnalistę.

• OSOBA DELEGOWANA
  • Osoby delegowane są wskazywane przez Zarząd Spółki. Osobie delegowanej udziela się upoważnienia, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do Procedury oraz odbiera od niej oświadczenie, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do Procedury.
  • Osobami delegowanymi mogą być wyłącznie osoby gwarantujące bezstronność w rozpoznaniu Zgłoszenia wewnętrznego.
  • Osoba delegowana:
• przyjmuje Zgłoszenie;
• potwierdza Sygnaliście wpływ Zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu;
• zapoznaje Sygnalistę z klauzulą informacyjną i uprawnieniami wynikającymi z obowiązujących przepisów; w przypadku dokonania zgłoszenia w Systemie, klauzula informacyjna znajduje się w Systemie;
• dokonuje anonimizacji Zgłoszenia oraz dokumentacji przekazanej wraz ze Zgłoszeniem;
• weryfikuje Zgłoszenie w tym zbiera informacje i materiały niezbędne do oceny Zgłoszenia;
• wyznacza zespół wewnętrzny do pomocy w rozpoznaniu Zgłoszenia wewnętrznego;
• prowadzi komunikację z Sygnalistą;
• przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego;
• proponuje działania następcze.
  • W przypadku, gdy Zgłoszenie dotyczy jednej z Delegowanych Osób, Sygnalista może dokonać zgłoszenia bezpośrednio do innej Delegowanej Osoby. W takim przypadku Osoba delegowana, której dotyczy zgłoszenie podlega wyłączeniu z jego rozpoznawania oraz dalszych działań w sprawie.
  • Osoba delegowana prowadzi rejestr Zgłoszeń wewnętrznych w formie elektronicznej za pośrednictwem Systemu.

• PRZYJMOWANIE I WERYFIKACJA ZGŁOSZENIA, DZIAŁANIA NASTĘPCZE
  • Po weryfikacji Zgłoszenia wewnętrznego i przeprowadzeniu czynności wyjaśniających, Osoba delegowana sporządza raport, na podstawie którego Spółka podejmuje dalsze Działania następcze, obejmujące działania korygujące i naprawcze w celu zapobiegania przyszłym nadużyciom lub nieprawidłowościom oraz naprawienia ujawnionych naruszeń.
  • Działania korygujące mogą obejmować, w szczególności:
    • wdrożenie lub rewizję procedur lub regulaminów wewnętrznych;
    • przeprowadzenie odpowiednich szkoleń;
    • zmiany w zakresie nadzoru nad określonymi obszarami w strukturze wewnętrznej Spółki.
  • Działania naprawcze mogą obejmować, w szczególności:
    • wszczęcie postępowania dyscyplinarnego względem pracowników lub współpracowników, których działanie lub zaniechanie spowodowało wystąpienie nadużycia lub nieprawidłowości;
    • w uzasadnionych przypadkach, złożenie stosownym organom zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa;
    • dochodzenie, w tym na drodze sądowej, naprawienia skutków naruszenia prawa, w tym zapłaty odszkodowania;
    • rozwiązanie umowy z osobą, która dopuściła się naruszenia prawa.
• OCHRONA SYGNALISTY
  • Sygnaliście, a w określonych w Ustawie przypadkach także Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia i Osobie powiązanej z Sygnalistą, przysługuje ochrona przed Działaniami odwetowymi na warunkach określonych w Ustawie.
  • Wynikająca z przepisów Ustawy Ochrona przed Działaniami odwetowymi przysługuje Sygnaliście od chwili dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego i że stanowi Informację o naruszeniu prawa.
  • Ochrona nie przysługuje w przypadku świadomego Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.
  • Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
• ZAKAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ ODWETOWYCH
  • Zakazuje się podejmowania jakichkolwiek Działań odwetowych, w tym gróźb i prób podejmowania takich działań wobec Sygnalisty, Osób powiązanych z Sygnalistą lub Osób pomagających w dokonaniu Zgłoszenia.
  • Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane Działania odwetowe, polegające w szczególności na:
• wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
• obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
• wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
• pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
• przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
• niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
• negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
• nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
• mobbingu lub dyskryminacji.

• Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w pkt 9.2, nie jest działaniem odwetowym.
  • Regulację pkt 9.2 powyżej stosuje się także do Osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia oraz Osoby powiązanej z Sygnalistą.
  • Jeżeli praca jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku prawnego innego niż stosunek pracy, Sygnalista nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego.
  • Za niekorzystne traktowanie, o którym mowa w pkt 9.5, uważa się w szczególności:
• wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
• nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
  • Jakiekolwiek środki represji, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania wobec działającego w dobrej wierze Sygnalisty lub osoby korzystającej z ochrony w związku ze Zgłoszeniem, będą traktowane jako poważne naruszenie zasad Procedury, mogące skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej podejmującego Działania odwetowe ze Spółką, a także rodzić odpowiedzialność materialną, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
• ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE I UJAWNIENIE PUBLICZNE
  • Sygnalista, po wejściu w życie przepisów Ustawy dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, może dokonać Zgłoszenia zewnętrznego, bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.
  • Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
  • Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie.
  • Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane:
• w postaci papierowej – na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;
• w postaci elektronicznej – na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.
  • Sygnalista dokonujący Ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona:
• Zgłoszenia wewnętrznego, a następnie Zgłoszenia zewnętrznego, a Spółka, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą Sygnaliście informacji zwrotnej; lub
• od razu Zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich Działań następczych ani nie przekaże Sygnaliście informacji zwrotnej

– chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

• Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:
• naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
• dokonanie Zgłoszenia zewnętrznego narazi Sygnalistę na Działania odwetowe, lub
• w przypadku dokonania Zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.
• PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH (KLAUZULA INFORMACYJNA)
  • Administratorem danych osobowych uzyskanych w wyniku stosowania Procedury jest Spółka („Administrator”). Wszystkie kwestie związane z danymi osobowymi prosimy kierować na adres e-mail: rodo@zpcmilanowek.pl lub pocztą tradycyjną na adres J. Słowackiego 25; Grodzisk Mazowiecki (05-825).
  • Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe Sygnalisty i Osób, których dotyczy Zgłoszenie, a także innych osób biorących udział w postępowaniu (np. Osób pomagających w dokonaniu Zgłoszenia, Osób powiązanych z Sygnalistą, świadków): a) imię i nazwisko; b) zajmowane stanowisko; c) adres korespondencyjny; c) numer telefonu i/lub adres e-mail. Dane osobowe w każdym przypadku są przetwarzane wyłącznie w zakresie uzasadnionym prowadzoną sprawą (przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia Działania następczego). Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane, nie później niż w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
  • Przetwarzanie danych osobowych zebranych w związku ze stosowaniem Procedury następuje na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 8 ust. 4 Ustawy, w celu wypełnienia ciążących na Administratorze obowiązków prawnych wnikających z Ustawy, w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia i podjęcia Działań następczych.
  • Podanie danych osobowych przez Sygnalistę jest dobrowolne, natomiast ich niepodanie może skutkować nierozpoznaniem Zgłoszenia w trybie określonym w Procedurze, w szczególności uznaniem Zgłoszenia za anonimowe i jako takie niepodlegające rozpoznaniu lub brakiem możliwości udzielenia Sygnaliście informacji zwrotnej.
  • Dane osobowe Sygnalisty mają charakter poufny i nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty. Dokonanie zgłoszenia przez Sygnalistę nie jest uzależnione od wyrażenia zgody na ujawnienie jego danych.
  • Dane osobowe Osób, których dotyczy Zgłoszenie, mogą być przetwarzane w celu weryfikacji oraz podjęcia Działań następczych. Osoby, której dotyczy Zgłoszenie, nie informuje się o źródle pochodzenia danych (Sygnaliście), chyba, że Sygnalista działał z naruszeniem art. 6 Ustawy, tj. nie miał uzasadnionej podstawy by sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa, albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
  • Dane osobowe są udostępniane wyłącznie upoważnionym osobom w rozumieniu Procedury i tylko w zakresie koniecznym do wykonywania przez nich obowiązków określonych Procedurą. Osoby upoważnione są zobowiązane do zachowania poufności danych uzyskanych w trakcie pełnienia funkcji.
  • Dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom wyłącznie w celu realizacji zadań związanych z przestrzeganiem prawa oraz zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, tj. w szczególności sądom, prokuraturze, policji lub innym organom państwowym. W zakresie, w jakim jest to niezbędne do prawidłowej realizacji Procedury, dane mogą zostać powierzone podmiotom dostarczającym usług i rozwiązań służących jej realizacji, w tym doradcom prawnym i dostawcom oprogramowania.
  • Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub podjęciem Działań następczych przechowywane przez Administratora przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
  • Każda osoba, której dane osobowe są przetwarzane na podstawie Procedury, ma prawo do żądania od Administratora dostępu tych danych, w tym prawo do uzyskania kopii danych, prawo do żądania sprostowania danych, prawo do żądania usunięcia danych, prawo do żądania ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Prawo do żądania od Spółki dostępu do danych jest ograniczone przepisami prawa w taki sposób, że Spółka nie poinformuje żądającego o źródle pochodzenia informacji, chyba że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 (dokonuje zgłoszenia bez uzasadnionej podstawy, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa) albo wyraził wyraźną zgodę̨ na takie przekazanie.
  • Dane osobowe pozyskane w związku ze stosowaniem Procedury nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, a także nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
  • Każda osoba, której dane osobowe są przetwarzane na podstawie Procedury, ma prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

1. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
   1. Spółka prowadzi okresowe działania promocyjne i edukacyjne wśród pracowników i współpracowników w celu zapewnienia znajomości niniejszej Procedury oraz uprawnień i zobowiązań Sygnalisty.
   1. Spółka gwarantuje, że Procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, Osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
   1. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, Spółka przekazuje informację o Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
   1. W przypadku powstania wątpliwości dotyczących stosowania niniejszej Procedury Sygnalista może zwrócić się do Osoby Delegowanej w celu uzyskania informacji. Osoba delegowana przed udzielaniem odpowiedzi może skonsultować się z wewnętrznymi lub zewnętrznymi doradcami.
   1. Niniejsza procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty w Spółce.

Załączniki:

1. Formularz pisemnego zgłoszenia nadużycia lub nieprawidłowości w Spółce;
2. Wzór protokołu ustnego zgłoszenia naruszenia prawa / ustnych wyjaśnień;
3. Wzór upoważnienia dla Osoby delegowanej;
4. Wzór oświadczenia Osoby delegowanej;
5. Skrócone informacje dla pracowników i współpracowników Spółki na temat uprawnień i zobowiązań Sygnalisty;
6. Wzór oświadczenia osoby powołanej do zespołu wewnętrznego do pomocy w rozpoznaniu Zgłoszenia wewnętrznego;
7. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z Procedurą.

Grodzisk Mazowiecki, 17.09.2024 r.                                                                                   …………………………………….………

(miejsce i data wydania Procedury) (podpis i pieczęć Pracodawcy lub osoby upoważnionej do reprezentowania Pracodawcy)

Załącznik 1 - Formularz pisemnego zgłoszenia nadużycia lub nieprawidłowości w Spółce

FORMULARZ PISEMNEGO ZGŁOSZENIA NADUŻYCIA LUB NIEPRAWIDŁOWOŚCI W SPÓŁCE

Formularz służy do pisemnego zgłoszenia nadużyć lub nieprawidłowości w Spółce, o których mowa w Procedurze dotyczącej przyjmowania zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów oraz podejmowania działań związanych ze zgłoszeniami. Ochrona przysługująca sygnaliście przysługuje w szczególności każdej osobie dokonującej zgłoszenia nadużycia lub nieprawidłowości w dobrej wierze tj. mającej uzasadnione podstawy by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszenia są prawdziwe w momencie dokonania zgłoszenia.

Załącznik 2 - Wzór protokołu ustnego zgłoszenia o naruszeniu prawa / ustnych wyjaśnień

Data ………………………………………………

PROTOKÓŁ USTNEGO ZGŁOSZENIA / WYJAŚNIEŃ USTNYCH

Sporządzający ..................................................................................................................................…………….

(imię i nazwisko Osoby delegowanej)

w dniu....................................... przyjął/przyjęła od .......................................................................................

........................................................................................................................................................………………

(imię i nazwisko)

ustne zgłoszenie naruszenia prawa / ustne wyjaśnienia o następującej treści:

........................................................................................................................................................………………

........................................................................................................................................................………………

........................................................................................................................................................………………

........................................................................................................................................................………………

........................................................................................................................................................………………

Przed podpisaniem osoba dokonująca zgłoszenia / składająca wyjaśnienia zapoznała się z treścią protokołu oraz procedurą zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w ZPC Milanówek sp. z o.o., w tym zawartą w niej informacją dotyczącą przetwarzania danych osobowych oraz przysługujących z tego tytułu uprawnień.

........................................., dnia ...............................

(miejscowość)

..................................................                                           .....................................................................

(podpis Osoby delegowanej)                                       (podpis osoby składającej wyjaśnienia)

Załącznik 3 – Upoważnienie dla Osoby delegowanej

Data nadania upoważnienia: __________________

UpowaŻnienie Dla osoby delegowanej

Upoważniam Panią/Pana _______________ zatrudnioną/zatrudnionego w współpracującej/współpracującego z ZPC Milanówek sp. z o. o. do:

1. przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej, prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów oraz „Procedurą zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w ZPC Milanówek sp. z o.o.”
2. przetwarzania danych osobowych, w celach związanych z wykonywaniem obowiązków Osoby Delegowanej opisanych w „Procedurze zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w ZPC Milanówek sp. z o.o.”.

Niniejsze upoważnienie obejmuje przetwarzanie danych osobowych w formie tradycyjnej (papierowej) i elektronicznej, w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych zadań przez przełożonego oraz w systemach informatycznych do których dostęp został Pani/Panu nadany. Niniejsze upoważnienie obejmuje przetwarzanie danych szczególnych kategorii danych, w tym danych wrażliwych jeżeli jest to niezbędne do wykonania działań przewidzianych procedurą.

Upoważnienie obowiązuje do czasu pełnienia funkcji Osoby Delegowanej.

___________________________________

Data i podpis

osoby upoważnionej do wydania upoważnienia

Załącznik 4 - Oświadczenie Osoby delegowanej

Grodzisk Mazowiecki, _____________________r.

_____________________

(Imię i Nazwisko)

_____________________

_____________________

(adres zamieszkania)

OŚWIADCZENIE OSOBY DELEGOWANEJ

Ja, niżej podpisany/a, oświadczam, że:

1. zostałem/am przeszkolony/a w zakresie ochrony danych osobowych i znana jest mi treść przepisów prawa w tym zakresie oraz Polityki bezpieczeństwa danych osobowych obowiązującej w ZPC Milanówek Sp. z o.o. z siedzibą w Grodzisku Mazowieckim.
2. zobowiązuję się do:
3. bezstronnego i rzetelnego prowadzenia działań w zakresie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowania o dodatkowe informacje i przekazywania sygnaliście informacji zwrotnej, prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów oraz procedurą zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w ZPC Milanówek sp. z o.o.;
4. zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskanych w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego świadczę pracę na rzecz Spółki;
5. ochrony danych osobowych przed dostępem osób nieupoważnionych oraz zabezpieczenia danych przed zniszczeniem i nielegalnym ujawnieniem.

_________________________________

(podpis Osoby delegowanej)

Załącznik 5 - skrócone informacje dla pracowników i współpracowników Spółki na temat uprawnień i zobowiązań Sygnalisty

W Spółce obowiązuje PROCEDURA ZGŁASZANIA INFORMACJI O NARUSZENIACH PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W ZPC MILANÓWEK SP. Z O.O. (Procedura) oraz ustanowione zostają kanały wewnętrzne do zgłaszania informacji o naruszeniach prawa.

Zgłoszenia może dokonać osoba która związana jest ze Spółką w kontekście związanym z pracą, w tym praktykant, stażysta, członek organu Spółki oraz osoba świadcząca na rzecz Spółki pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej oraz przedsiębiorca.

Zgłoszenia mogą dotyczyć m.in. korupcji, naruszenia prawa zamówień publicznych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.

Sygnalista podlega ochronie zgodnie z Ustawą o sygnalistach jedynie wówczas gdy miał uzasadnione podstawy aby sądzić że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Ochrona sygnalisty obejmuje zakaz podejmowania działań odwetowych w stosunku do sygnalisty. Rozumianych jako działania które mogą naruszać prawa sygnalisty, wyrządzają lub mogą wyrządzać sygnaliście szkodę.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

Osoba która dokonuje Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Poza zgłoszeniami wewnętrznymi sygnalista może ujawnić informację o nieprawidłowościach w ramach zgłoszeń zewnętrznych (do Rzecznika Praw Obywatelskich lub dowolnego organu publicznego) lub ujawnienia publicznego.

Szczegółowe informacje dotyczące zgłoszeń znajdują się w Procedurze, w tym także informacje na temat przetwarzania danych osobowych (pkt. 11 Procedury).

Wyznaczone przez zarząd osoby udzielają informacji i wyjaśnień dotyczących tematyki sygnalistów.

Załącznik 6 - Wzór oświadczenia osoby powołanej do zespołu wewnętrznego do pomocy w rozpoznaniu Zgłoszenia wewnętrznego

Grodzisk Mazowiecki, _____________________r.

_____________________

(Imię i Nazwisko)

_____________________

_____________________

(adres zamieszkania)

OŚWIADCZENIE CZŁONKA ZESPOŁU WEWNĘTRZNEGO

Ja, niżej podpisany/a, oświadczam, że:

1. zostałem/am przeszkolony/a w zakresie ochrony danych osobowych i znana jest mi treść przepisów prawa w tym zakresie oraz Polityki bezpieczeństwa danych osobowych obowiązującej w ZPC Milanówek Sp. z o.o. z siedzibą w Grodzisku Mazowieckim.
2. zobowiązuję się do:
3. bezstronnego i rzetelnego uczestniczeniu w procesie rozpoznania zgłoszenia wewnętrznego, jakie wpłynęło do ZPC Milanówek sp. z o.o.;
4. zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskanych w ramach rozpoznawania zgłoszenia wewnętrznego;
5. ochrony danych osobowych przed dostępem osób nieupoważnionych oraz zabezpieczenia danych przed zniszczeniem i nielegalnym ujawnieniem.
6. Jestem świadomy/a odpowiedzialności wynikającej z Ustawy o ochronie sygnalistów, w tym z art. 56 ww. Ustawy, zgodnie z którym kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

_________________________________

(podpis)

Załącznik 7 – Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z Procedurą

Grodzisk Mazowiecki, _____________________r.

_____________________

(Imię i Nazwisko)

_____________________

_____________________

(adres zamieszkania)

OŚWIADCZENIE O ZAPOZNANIU SIĘ Z PROCEDURĄ

Ja, niżej podpisany/a, oświadczam, że:

1. Została mi udostępniona PROCEDURA ZGŁASZANIA INFORMACJI O NARUSZENIACH PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W ZPC MILANÓWEK SP. Z O.O. („Procedura”);
2. Zapoznałem/am się z Procedurą;
3. Uzyskałem/am dodatkowe wyjaśnienia w ww. zakresie.

__________________________________

podpis